TIETOSUOJASELOSTE

innoIT:n asiakkuusrekisteri

Päivitetty: 9.10.2026

1. Rekisterinpitäjä

Baguette Solutions Oy (Y-tunnus: 3648648-7)

Aputoiminimi/palveluyksikkö: innoIT Digituki

Postiosoite: c/o Niilas Oikarainen, Huvitie 7, 54100 Joutseno

Sähköposti: digituki@innoit.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja tietosuojavastaava

Niilas Oikarainen, toimitusjohtaja

Puhelinnumero: 044 938 5055

Sähköposti: niilas@baguette.fi / digituki@innoit.fi

3. Rekisterin nimi

innoIT:n asiakkuusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

• Asiakassuhteen alkaminen, hoitaminen, viestintä ja ylläpito

• Digitukipalveluiden, kotikäyntien ja ajanvarausten toteuttaminen ja hallinta

• Asiakaspalvelu ja asiointihistorian ylläpito eri viestintäkanavissa (puhelut, SMS, WhatsApp, sähköposti, verkkolomakkeet)

• Laskutus ja lakisääteisen kirjanpidon toteuttaminen

• Suoramarkkinointi (vain asiakkaan erillisellä suostumuksella)

Käsittelyn oikeusperusteet (GDPR 6 art.):

• Sopimus ja sen valmistelu: Henkilötietojen käsittely on tarpeen palvelun tarjoamiseksi, ajanvarauksen käsittelemiseksi ja tukipalvelun suorittamiseksi.

• Lakisääteinen velvoite: Kirjanpitolainsäädännön edellyttämä aineiston säilyttäminen (laskutustiedot).

• Oikeutettu etu: Asiakassuhteen hoitaminen, asiakasviestintä ja liiketoiminnan harjoittaminen.

• Suostumus: Erillinen suostumus suoramarkkinointiin sekä asiakkuutta tukevien lisätietojen (kuten asiakkaan omien IT-laitteiden ja ohjelmistojen tietojen) tallentamiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoryhmiä:

• Perustiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, käynti- ja/tai laskutusosoite.

• Asiointi- ja viestintätiedot: Ajanvaraukset, asiointihistoria (esim. suoritetut kotikäynnit ja muut työsuoritukset) sekä asiakasviestintä eri kanavissa (sähköpostit, SMS-viestit, WhatsApp-viestit, puhelulokit ja Google Forms -lomakkeiden kautta lähetetyt tiedot).

• Asiakkuutta tukevat lisätiedot (suostumuksella): Tieto asiakkaan laitteista, ohjelmistoista ja IT-ympäristöstä, mikäli asiakas on antanut luvan näiden tietojen tallentamiseen palvelutapahtuman helpottamiseksi.

• Laskutus- ja maksutiedot: Laskutukseen ja maksujen valvontaan tarvittavat tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään yhteydenoton, Google Forms -ajanvarauslomakkeen, sähköpostin, WhatsApp-viestin, tekstiviestin, puhelun tai palvelutapahtuman (esim. kotikäynnin) yhteydessä.

Asiakkuussuhde ja tietojen tallennus alkavat, kun henkilö tekee ensimmäisen ajanvarauksensa tai ottaa yhteyttä palvelun tilaamiseksi.

7. Tietojen säilytysaika ja poistaminen

• Aktiiviset asiakastiedot: Henkilötietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen ajan.

• Passiiviset asiakastiedot (24 kk sääntö): Mikäli asiakas ei ole asioinut yrityksen kanssa tai ottanut yhteyttä 24 kuukauteen (2 vuoteen), hänen henkilötietonsa poistetaan asiakasrekisteristä ja työsuoritustiedot poistetaan tai anonymisoidaan niin, ettei niitä voida enää yhdistää yksittäiseen henkilöön.

• Kirjanpitoaineisto: Laskutukseen ja kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain määräämän ajan (6 vuotta sen tilikauden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy).

8. Tietojen luovutukset ja henkilötietojen käsittelijät (alihankkijat)

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille heidän omaa markkinointiaan, verkkomarkkinointia tai kaupallisia tarkoituksiaan varten.

Palvelun toteuttamiseksi ja viestinnän mahdollistamiseksi rekisterinpitäjä käyttää luotettavia teknisiä palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijöitä), jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun sopimusten mukaisesti:

• Google Ireland Limited: Sähköposti, Google Forms -lomakkeet ja Google Sites -verkkosivualusta.

• Twilio Ireland Limited: Puhelu- ja SMS-viestintäalustan tekninen toteutus.

• Meta Platforms Ireland Limited: WhatsApp-asiakaspalveluviestintä.

Henkilötietoja säilytetään pääasiassa rekisterinpitäjän omalla ohjelmistoalustalla, jonka teknisestä ylläpidosta ja tietoturvasta Baguette Solutions Oy vastaa itse.

9. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Käytettävät ulkoiset pilvipalvelut toteutetaan ja tiedot sijaitsevat ensisijaisesti EU/ETA-alueen sisällä (palveluntarjoajien EU-tytäryhtiöt).

Mikäli palveluntarjoajat (esim. Google, Twilio tai Meta) siirtävät tietoja teknisen ylläpidon tai palvelun toteuttamisen vuoksi EU/ETA-alueen ulkopuolelle (esim. Yhdysvaltoihin), siirrot suojataan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyödyntäen Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (SCC) ja/tai EU:n ja Yhdysvaltain välistä tietosuojakehystä (EU-U.S. Data Privacy Framework).

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä huolehtii tietoturvasta ja rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

• Oma ohjelmistoalusta ja järjestelmät: Oman ohjelmistoalustan ylläpidosta, kehityksestä ja tietoturvasta vastaa yritys itse. Järjestelmät on suojattu ajanmukaisella tietoturvalla, palomuurein, vahvoin käyttäjäkohtaisin salasanoin sekä monivaiheisella tunnistautumisella (2FA). Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

• Manuaalinen aineisto: Mahdolliset fyysiset muistiinpanot tai asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa ja tuhotaan tietoturvallisesti heti, kun tiedot on siirretty järjestelmään tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta.

11. Evästeet (Cookies)

Verkkosivustomme on toteutettu Google Sites -alustalla. Sivustolla käytetään ainoastaan sivuston teknisen toiminnan ja turvallisuuden kannalta välttämättömiä evästeitä.

Sivustolla ei käytetä kolmannen osapuolen seuranta- tai markkinointievästeitä eikä erillistä kävijäseurantaa. Kävijälle näytetään lakisääteinen evästebanneri sivustolle saavuttaessa.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaisesti seuraavat oikeudet. Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjalallisesti sähköpostitse osoitteeseen: digituki@innoit.fi.

1. Oikeus saada pääsy tietoihin (Tarkastusoikeus): Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja tarkastaa itseään koskevat tiedot.

2. Oikeus tietojen oikaisemiseen: Oikeus vaatia virheellisten, vanhentuneiden tai puutteellisten tietojen korjaamista.

3. Oikeus tietojen poistamiseen ("Oikeus tulla unohdetuksi"): Oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, ellei lakisääteinen velvoite (kuten kirjanpitolaki) edellytä tietojen säilyttämistä.

4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen: Oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä erityisessä tilanteessa.

5. Suostumuksen peruuttaminen: Oikeus peruuttaa annettu suostumus (esim. suoramarkkinointilupa tai laitetietojen säilytys) milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

6. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta (lisätietoja: www.tietosuoja.fi).

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisteröityjen henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä GDPR:n mukaiseen profilointiin.